辅料采购控制程序
1．0目的：
对采购工作有效实行控制﹐保证采购的物料能满足规定的要求。
2．0适用范围：
本程序适用于所有辅料﹑固定资产以及量测仪器校准服务之采购。
3．0职责：
3.1 仓管部负责物料申请及入库。
3.2 行政经理负责采购单据的审批。
3.3 采购部负责采购的实施。
4．0作业流程图(见5之5页) ：
5．0作业程序：
5.1采购申请
5.1.1库存物料由仓管部依据<<最低库存控制规定>>及生产用料情况填写“购物预算申请表”﹐遵循以下原则：
●工程物料﹕经工程部及仓管部主管签名审核后﹐提交采购部初步审查。
●其他物料﹕经仓管部主管签名审核后﹐直接提交采购部初步审查。
5.1.2 首次申请物料由使用部门根据实际需要填写“新购物料通知单”﹐经部门主管签名审核后汇总仓管部﹐由仓管部提交采购部把相关记录入计算机﹐仓管部填写“购物预算申请表”﹐遵循以下原则﹕
●工程物料﹕经工程部及仓管部主管签名审核后﹐提交采购部初步审查。
●其他物料﹕经仓管部主管签名审核后﹐直接提交采购部初步审查。
5.1.3 设备维修（或仪器校准）申请由工程部（或技朮部）填写书面详细故障原因分析报告﹐经部门主管签名审核后直接提交采购部初步审查。
5.1.4 所有申请采购物料都必须详细注明物料名称﹑规格型号﹑数量及用途﹐高技朮产品还须提供图纸或样板﹐否则采购部有权拒绝采购。
5.1.5 采购部将已初审之“购物预算申请表”提交行政经理批准后方可进行采购。
5.2 选择供方
5.2.1 采购部接到经批准的“购物预算申请表”后﹐必须在“合格供货商名单”中选择供方进行采购。
●所有固定资产（品牌产品除外）至少需有三家以上供方提供报价作为参考﹐品牌产品(如海尔空调)﹐因价格透明﹐不需三家以上报价﹐但必须在指定的代理商中采购。
●固定资产或其配件的采购﹐单价超过3000元﹐报价单须经使用部门经理批准后方可进 行采购。
●经执行董事直接从国外采购的固定资产﹐报价单或合同由采购部﹑工程部﹑财务部各持一份。
●从合格供货商中采购之物料﹐只需在固定供方处采购﹐不必进行询议价作业。
5.2.2一次性从市场采购金额在2000元以上之物料﹐至少需有三家以上供方报价作为参考。
● 对于零星及非生产物料﹐总金额在500元以下﹐不需书面比价﹐只需口头向供方询议价即可进行采购。
5.2.3对新增供货商的采购具体参照《供货商评估与考核》工作指示执行。
5.2.4若采购之物料有特殊要求时（如客户指定要求或独占市场时）则按指定的供方进行采购。
5.3编制采购单
5.2.1采购部确定供方后﹐依申请表编制“物品采购单”（零星或市场采购总金额500元以下不用订单）﹐编制订单时应考虑所采购的物料类别及对本公司最终产品质量的影响程度﹐确定对供方的要求﹐但订单中必须标明物料名称﹑规格型号﹑交期﹑单价﹑包装方式。
5.2.2订单应尽可能做到详尽﹑清晰﹑全面而准确描述对所需采购物料的明细﹐必要时附图纸﹑样板﹑标准件作为订单的有效部分。
5.3订单的审批
5.3.1报价经行政经理审批后，向合格供货商发出之订单﹐经采购主任审核后直接采购。
5.3.2一次性向市场采购之物品，总金额2000元以上之供方订单﹐经采购主任审核﹐行政经理批准后方可采购；总金额2000元以下，由采购主任审核后直接采购。
5.4供方确认
5.4.1如属国内采购﹐采购员应将订单直接传真或交给供方﹐并及时就订单相关事宜与供方直接沟通﹐以便于证实供方已了解订单要求。
5.4.2如属国外采购﹑采购员应将订单传于代理商香港XX（代理商应将其合格供货商名单提供给深圳XX采购部备案，对代理商的考核依《供货商评估与考核》执行）﹐并及时与（采购部及仓管部各一份）。
5.5 交期跟催
5.5.1采购物料的交期由采购部进行跟催﹐交期延迟与否记录于“供方考核统 计表”中。
5.5.2交期7天内的物料提前1天跟催。
5.5.3交期8-30天内的物料提前5天跟催。
5.5.5交期一个月以上的物料提前15天跟催。
5.6 采购订单的更改
供方或本公司因特殊情况（如物料变更﹐订单变更等）提出采购订单变更时﹐经双方协商沟通后﹐须重新确认采购订单予以更改﹐但旧订单必须保存﹐以便备查。
5.7 采购产品的验证
5.7.1供方交货后﹐检测部门依相关的来料检验规范对物料进行检验﹐经检验不合格之物料﹐由检测部门提出建议，采购部联络供方进行处理﹐具体操作依《不合格品控制程序》执行。
5.7.2 经检验合格之物料﹐由仓管部办理入库手续﹐具体操作依《仓储控制程序》执行。
5.7.3 免检物料或经检验合格之物料如在生产使用过程中质量出现问题﹐生产部门应填写“材料使用情况反馈表”及时反馈技朮部﹐经技朮部确认后再反馈采购部联络供方进行处理﹐必要时技朮部应发出“纠正和预防行动书”﹐若供方无改善﹐则取消其合格供方资格。
5.7.4 当本公司或客户要求到供方处对采购产品进行验证或要求供方提供有关检验数据时﹐应在采购订单中明确规定其要求。
5.8月结对账与付款
5.8.1 国内采购﹕厂商每月底26号传真单至本公司采购部﹐采购部凭有效的“货物验收单”（财务联）及送货单与供方的月结对账单进行核对﹐无误后﹐采购员把“货物验收单”及送货单与供方的月结对账单交财务部进行对账确认﹐无误后﹐采购员再反馈供方具体金额﹐供方凭“货物验收单” (厂商联)及送货单到财务部结账（具体时间待采购部通知）。
5.8.2 国外采购﹕由深圳XX采购部与财务部进行对账﹐无误后﹐反馈代理商具体金额﹐货款由香港XX财务部结款给代理商的供货商。5.9对供方的考核评估依《供货商评估与考核》执行。
5.10 所有采购作业之记录由采购部保存﹐保存期依《记录控制程序》执行。
5.11 外发加工作业依《外发加工管理》执行。
6．0 相关文件
6.1供货商评估与考核WI-PU-01
6.3不合格品控制程序OP25
6.4仓储控制程序 OP19
6.5 记录控制程序OP04
6.6外发加工管理 WI-PU-02
7．0相关表格
7.1采购权限一览表 RE-OP12-01
7.2购物预算申请表 RE-OP12-02
7.3新购物料通知单 RE-OP12-03
7.4合格供货商名单 RE-WI-PU-01-05
7.5物品采购单 RE-OP12-04
7.6供方考核统计表 RE-OP12-05
7.6材料使用情况反馈表 RE-OP12-06
7.7纠正预防行动书 RE-OP31-01
7.8货物验收单 RE-OP19-02
